Как мы впервые создали онлайн-формат для известной международной выставки “ЦветыЭкспо”…
| 1943 просмотра
…и успешно провели первую гибридную выставку в России осенью 2020 года в период COVID-19
В марте 2020 к нам в INSPIRO обратилась выставка «ЦветыЭкспо» — самая крупная бизнес - выставка цветов и растений в Восточной Европе.
В это время действовал полный запрет властей на проведение мероприятий из-за ковида, поэтому проведение выставки было под угрозой.
Мы уже 20 лет делаем сайты с высокой нагрузкой. Например, крупные интернет-магазины вроде online.semenasad.ru или zoo-galareya.ru. Но онлайн-выставку не делали ни разу. Это не повод отказываться от интересного проекта, поэтому взялись за работу не раздумывая.
INSPIRO помогают нам с разработкой сайта и маркетингом с 2011 года. Лично я не сомневалась, что всё получится. Но было уровень неопределенности был большой.
Надежда Григорьева, директор выставки «ЦветыЭкспо»
Подготовительный этап
Во время переговоров выяснили, что ожидается около 20 000 уникальных посетителей единовременно. Они будут пользоваться каталогом компаний, смотреть товары и услуги.
Всё то, что не сильно отличается от интернет-магазина. И это вселяло уверенность.
Проблемы и сложности
Время уходит
Проблемой было то, что время уходило стремительно. Собирались требования и проектировалась механика онлайн-выставки, но программировать всё это было просто не реально за месяц. Даже если бы мы бросили остальные проекты.
Чтобы успеть в срок мы стали искать готовые решения, которые можно было адаптировать под написанное нами обширное ТЗ и макеты. Помощь пришла от коллег из Великобритании. Мы взяли систему INSPIRO и скрестили её с ExpoPlatform.
Самой большой головной болью было собрать и передать данные.
Вся информация о клиентах (посетителях и участниках выставки) собиралась в INSPIRO CRM. Мы сделали регистрацию и автоматизированный сбор данных об участниках, сразу сегментируя их для дальнейших рассылок и работы менеджеров.
Данные из CRM бесшовно связали с системой ExpoPlatform. Фактически, посетители онлайн-выставки даже не понимали, что «за кулисами» работают две разные системы.
Времени было очень мало. Нужно было связать две большие сложные системы с огромным количеством функций.
Не просто связать, но и сделать, чтобы это работало быстро и без сбоев.
Надежда Григорьева, директор выставки «ЦветыЭкспо»
Эффект присутствия
Вторая сложность поджидала нас, когда Правительство Московской области все-таки разрешило проведение выставок. И стало понятно, что в Крокус Экспо состоится классическая выставка в привычном формате. Но с большими ограничениями по географии и количеству участников и посетителей. К тому моменту онлайн -платформа была полностью готова к наполнению, часть экспонентов уже была переведена в онлайн.
. Нужно было что-то решать — либо закрывать онлайн, либо…
В итоге приняли решение о создании гибридной выставки — мероприятия, которое будет идти одновременно онлайн и оффлайн. На стендах были представители зарубежных компаний и в прямом эфире можно было пообщаться и посмотреть, что происходит, например, в Голландии.
Чтобы решить задачу «присутствия» на выставке был запущен телеканал Flowers-expo TV. На нём можно было посмотреть живые выступления и, что важнее, трансляцию «глазами посетителя». Специально подготовленные сотрудники ездили по Крокусу на гироскутерах и снимали на камеру то, что видят вокруг. Картинка передавалась непосредственно в штаб канала и оттуда уже на онлайн-платформу. И наоборот, на экранах в Крокус Экспо транслировались эфиры из других стран, компаний, участниц онлайн-формата выставки.
Основная проблема была в оборудовании, но и это успешно решилось установкой ретрансляторов.
Выставка — это прежде всего общение. И сделать такой же эффект онлайн очень сложно. Думали, что не получится.
Телеканал, трансляции из залов и онлайн-платформа в результате дали дополнительную грань присутствия.
То, чего не было никогда раньше. Это победа.
Надежда Григорьева, директор выставки «ЦветыЭкспо»
Что в итоге?
Изначально у дирекции выставки “ЦветыЭкспо” была цель — не пропустить сроков проведения выставки и провести ее в формате онлайн, если другого не позволяют обстоятельства. Когда появилась возможность собрать выставку в Крокусе, главной задачей стало с помощью онлайн -формата расширить географию и целеную аудиторию выставки. Эта задача остается актуальной и сегодня. Уже в процессе брифа было понятно, что система сложнее и глубже, чем кажется. Мы и сейчас продолжаем работать над ней, вводя улучшения и оптимизируя процессы.
В итоге совместными усилиями с дирекцией выставки мы собрали, организовали и технически обеспечили работу онлайн-платформы выставки “ЦветыЭкспо”, — единственного успешного выставочного мероприятия осени 2020 в России. Новый гибридный формат, которого не делал никто в мире за такой короткий срок (2 месяца) и скромный бюджет (у некоторых студий промо-сайт стоит дороже).
Результат превзошёл наши ожидания. Довольны участники, посетители, дирекция выставки. Получилось уникальное событие, на которое могут равняться другие российские выставки.
Сложный проект. Действительно неоднозначный. Смутно представляли, какие проблемы могут быть изначально. Справились. INSPIRO как всегда молодцы. Даже в условиях неопределённости и очень сжатых сроков. Спасибо!
Надежда Григорьева, директор выставки «ЦветыЭкспо»